해외 생활을 하다보면 다양한 한국 서류를 현지 기관에 제출할 일이 생깁니다. 비자 신청 서류, 거주증 신청 서류, 대학 지원 서류, 국제 결혼 혹은 혼인 신고 제출 서류, 해외 취업 혹은 이직 관련 서류, 운전면허증 교환 신청 서류 등등 다양한 이유로 제출하게 되는 서류들은 원본 서류 발급 기관에 따라서 (공증)-아포스티유-번역 공증이라는 단계를 거쳐야 한국이 아닌 아포스티유 협정을 맺은 국가에서 법적 효력을 발휘하게 됩니다. 오늘은 공증 및 번역 공증이 왜 필요한지 어떻게 받는지 알아봅시다. (2020년 10월 기준)
공증과 아포스티유라는 단어를 처음 접하는 분들의 경우 워낙 생소한 내용들이다 보니 어렵게 생각하시고 고가의 수수료를 내면서 대행 업체를 이용하시는 분들이 많은데 조금 귀찮을 뿐 사실 그렇게 어렵지는 않습니다. 물론 바쁘고 서류를 하나하나 신경 쓸 여유가 없는 분들은 전문 대행 서비스를 받으시는 것이 빠르고 쉽게 가는 길입니다. 대행 업체를 이용하는 이유는 이 서류를 처리하는 시간에 다른 일을 하는 것이 더 효율적이거나 서류 처리하느라 소모하는 에너지를 절약하고 싶기 때문이어야하지, 시간은 많지만 그냥 어려워보여서는 아니길 바라는 마음에서 작성하는 글입니다.
공증 (Notary Public, Notariell Beglaubigung)
공증은 '공적으로 무엇인가를 증명한다'라는 뜻으로 어떤 서류가 법적 증거로서 효력을 발휘하게 되는 절차입니다. 어음, 수표, 매매계약, 임대차계약을 할 때, 계약서나 유언을 남길 때 등등 공증을 받아놓으면 나중에 분쟁의 여지가 줄어들게 됩니다. 한국에서 해외로 서류를 제출할 때뿐만 아니라 한국에서 계약을 할 때 해외에서 부동산을 취득할 때 등등도 공증은 필요합니다. 이 공증이 유학 준비 과정에서는 왜 필요한걸까요?
유럽 대학/대학원 지원 및 비자 신청 과정에서 우리는 준비한 서류가 적법한 절차를 거쳐 작성된 서류임을 증명해야합니다. 그래서 국가가 아닌 일반기관 즉 사립기관에서 발급한 문서들은 공증 사무소를 통해 서류가 사실이다라는 증명을 받아야합니다. 예를 들어 사립 대학, 혹은 사립 고등학교에서 뗀 졸업 증명서나 성적표는 공증을 받지 않으면 다음 단계인 아포스티유를 받을 수 없습니다.
공증이 필요한 서류를 원본기관에서 발급받으셨다면 집에서 가까운 공증 사무소에 들고가서 공증을 받으시면 됩니다. 보통 공증비는 비슷비슷합니다. 미리 전화를 해서 물어보고 가셔도 되고 웹페이지가 있다면 확인 가능한 곳도 있습니다.
번역공증 (Notarized Translation, Notarielle übersetzung, Beglaubigte Übersetzungen)
번역 공증은 공증의 종류 중 한가지로 이 번역이 사실이라는 공증입니다. 제출하려는 기관에서 요구하는 언어와 다른 언어로 발급된 서류의 경우(가령 독어를 요구하는데 영어, 한국어로만 발급가능, 혹은 독어나 영어를 요구하는데 한국어로만 발급 가능) 제출기관에서 원하는 언어로 번역 후 공증을 받아야 합니다. 위의 공증과 별 차이가 없을 것 같은데 굳이 따로 항목을 만들어 설명을 하는 이유는 번역 공증은 기타 서류 공증과 다르게 고려해야할 점이 있기 때문입니다.
먼저 번역에 대해서 설명해야 할 것 같은데요, 서류를 준비하다 보면 한국어로만 발급되는 서류가 있습니다. (가족관계증명서, 기본증명서, 고등학교 성적표, 대학 합격증 등) 이와 같은 서류들은 제출 국가 및 기관이 요구하는 언어로 번역을 받고, 그 번역이 사실이라는 공증을 받아야만 합니다. 문제는 내가 아무리 해당 언어를 잘해도 "적법한 자격"이 없으면 직접 번역을 할 수 없다"는 사실입니다. 그래서 대부분이 번역과 공증을 함께 해결해주는 번역 공증 사무소에 맡기게 됩니다. 만약 따로 번역만을 전문가에게 해결했다하더라도, 번역이 완료된 서류에 공증을 받아야 하는데, 번역을 한 사람이 동행을 해야만 (혹은 번역사의 신분증과 번역 자격증 등을 가지고 가서 대리 신청) 공증을 받을 수 있습니다. 이 점이 여러분을 굉장히 번거롭기 때문에 번역 공증을 받아야하는 서류의 경우 마음 편하게 대행을 이용하라고 말씀드리고 싶습니다.
한국에서 서류를 우편으로 제출하는 것이 아니라 현지로 서류를 직접 가져와 제출하는 경우 사는 나라, 지역에 따라서 번역 영사확인 서비스를 받아 제출할 수 있습니다. 영사확인이 가능한 경우 훨씬 저렴하게 서류 발급이 가능합니다. 저는 당시 공문서는 번역 없이 아포스티유만 받아가고 대학원합격증만 번역 공증 및 아포스티유를 받아갔습니다. 사립대학이라 어차피 한국에서 변호사 공증은 꼭 거쳐야하는 절차였기 때문입니다. 이 외 비자 관련 서류는 현지에서 영사확인 받아 제출했고 문제없이 통과했습니다. 당시 영사확인비는 서류당 3유로 내외였던 걸로 기억합니다.
다만 제출기관에 따라서 영사번역 서류를 받아주는 경우도 있고 반드시 공증인에게 공증 씰(seal)이 붙은 서류를 받아와야만 받아주는 경우도 있습니다. 본인이 가는 국가 대사관/영사관에서 영사번역 서비스를 제공하는지, 제출 기관에서 영사번역 서류를 인정하는지 꼭 확인해보시길 바랍니다. 유학, 이민의 길은 확인, 또 확인의 길인 것 같습니다.
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